O setor de protocolo tem como competências principais o recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos e processos, garantindo a organização e o bom funcionamento da documentação da organização.

Principais Competências do Setor de Protocolo:

Recebimento: Receber documentos e processos de diversas fontes (internas e externas).

Registro: Registrar a entrada de documentos e processos, atribuindo-lhes um número de protocolo e data.

Classificação: Classificar os documentos e processos de acordo com a sua natureza e assunto, para facilitar a sua localização e consulta.

Distribuição: Distribuir os documentos e processos para as áreas ou pessoas responsáveis pelo seu tratamento.

Controle da Tramitação: Controlar a movimentação dos documentos e processos, registrando as datas de envio e recebimento e as ações realizadas.

Expedição: Expedir os documentos e processos para o exterior ou para outras áreas da organização, garantindo a sua entrega e rastreabilidade.

Autuação: Em alguns casos, os documentos podem dar origem a um processo, sendo que essa atividade é chamada de “autuação” – formação de processo.

Garantir o acesso à informação pública de forma rápida e segura .

Proporcionar transparência e excelência das ações do Estado .

Otimizar e eliminar a burocracia inútil nos procedimentos administrativos .

Proporcionar economia de tempo, segurança, controle das informações e redução de custos .